POLÍTICA DEL CANAL DE DENUNCIAS
1. Introducción del canal de denuncias
En nuestra organización, nos comprometemos a mantener los más altos estándares de integridad, transparencia y responsabilidad. Para mantener estos valores, hemos implementado una Política de Denuncias que permite a empleados, socios, clientes y otras partes interesadas reportar de manera confidencial y segura cualquier actividad indebida, comportamiento poco ético o violación de las leyes y regulaciones que puedan afectar nuestra operación.
Nuestro objetivo es proporcionar un canal seguro y accesible para que cualquier persona pueda presentar denuncias sin temor a represalias. Esta política asegura que todas las denuncias serán investigadas de manera justa y exhaustiva, protegiendo tanto a los denunciantes como a los denunciados durante el proceso. Fomentamos una cultura de responsabilidad y apertura, donde la confianza y el respeto mutuo son esenciales.
A través de esta política, reafirmamos nuestro compromiso con la ética y el cumplimiento normativo, y nos aseguramos de que todos los miembros de nuestra comunidad operen bajo los más altos estándares de conducta. Al alentar la presentación de denuncias, buscamos identificar y rectificar problemas de manera proactiva, fortaleciendo así nuestra organización y el entorno en el que operamos.
2. Ámbito de aplicación
Esta Política se aplica a todos los niveles y áreas de la empresa. La Administración tiene la responsabilidad de establecer una coordinación adecuada y eficiente entre la empresa y las demás sociedades cubiertas por esta política de denuncias, tanto nacionales como internacionales, respetando siempre la autonomía de decisión de los órganos de administración y de los directivos de cada sociedad.
Con el fin de mitigar las consecuencias de una posible infracción, si los hechos denunciados afectan aspectos de cumplimiento, el área de Cumplimiento – en su función de remediación – podrá solicitar participar en el diseño y seguimiento de los planes de acción correspondientes. Además, será informada del desarrollo de los trabajos de análisis de dichos hechos denunciados.
Esta política se aplica a todas las denuncias de conductas inapropiadas, incluyendo, pero no limitándose a, fraude, corrupción, acoso, discriminación, violaciones de la seguridad y salud, incumplimiento de normativas legales, y cualquier otra actividad que pueda afectar la integridad y reputación de nuestra organización.
3. Procedimiento del canal de denuncias
La existencia de los diversos canales de comunicación y denuncia se darán a conocer a través de:
- Email: Puedes ponerte en contacto con la Oficina de Investigación Central de Gustum Areas a través del correo electrónico: rrhh@gustumareas.com
- Entrevista presencial: Se habilita la opción de poder comunicar presencialmente con el responsable del Sistema dentro del plazo máximo de 7 días.
Dicha comunicación deberá ser grabada y quedará documentada de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
- a. mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
- b. a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
Se garantizará en todo caso la protección de los datos según el Reglamento (UE) 2016/679 y la Ley 3/2018 de Protección de datos Personales y garantía de los derechos digitales, y se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación. Este canal permitirá incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
4. Derechos y obligaciones
Se deberá informar de buena fe y se garantizará que el informante no sea objeto de represalias. Asimismo, con la finalidad de asegurar que ninguna persona que informe de buena fe un hecho presuntamente ilícito sea objeto de represalias, todas las comunicaciones irán siempre dirigidas al Responsable del Sistema. No obstante, en caso de que la persona objeto de la comunicación sea el propio Responsable del Sistema, la comunicación se podrá dirigir una segunda persona (tal y como está establecido en la Política del Sistema Interno de Información), quien asumirá el rol de Responsable del SII solamente por lo que refiere al procedimiento de investigación de la comunicación en cuestión, debiendo respetar todo lo establecido en el presente protocolo.
La identidad del informante permanecerá anónima o confidencial, a elección del informante, o a excepción de consentimiento por parte de este para dar a conocer su identidad. Asimismo, la identidad del informante, en todo caso, se tratará de forma confidencial. En este sentido, el Responsable del Sistema no facilitará la identidad del informante bajo ningún concepto exceptuando – en caso absolutamente imprescindible – a las personas externas (o internas) que puedan formar parte del procedimiento de investigación debiendo, previamente, firmar el correspondiente acuerdo de confidencialidad anexo al protocolo.
Asimismo, la identidad del informante podrá ser revelada por requerimiento judicial, proporcionando la identidad al Juez, Fiscal, Policía o autoridad administrativa competente para que traslade el resultado de la investigación realizada.
La/s persona/s objeto de la comunicación recibida – es decir, la/s persona/s a la/s que se le/s atribuye los hechos descritos en la comunicación – podrá/n ejercer el derecho de acceso, no estando incluido en el citado derecho la revelación de datos de identificación del informante.
5. Medidas de protección a los denunciantes
El canal de denuncias opera bajo los principios fundamentales de confidencialidad, respeto y protección. Cualquier individuo que presente una denuncia de buena fe recibirá la debida protección de acuerdo con la normativa pertinente. Específicamente, todo empleado que utilice el canal de denuncias para reportar posibles irregularidades relacionadas con asuntos contables, auditoría y/o control interno sobre el reporte financiero, ya sea de manera anónima o revelando su identidad, estará amparado por medidas de protección.
El diseño del canal de denuncias garantiza que aquellos que deseen mantener su anonimato puedan hacerlo de manera segura. En caso de que el denunciante opte por no ocultar su identidad, el informe de resolución de la denuncia procurará no revelar la identidad del denunciante ni de las partes implicadas para preservar la confidencialidad.
En el caso de que la identidad del denunciante sea revelada públicamente por alguna razón, especialmente si se trata de un empleado, se informará al área de Recursos Humanos correspondiente para garantizar un seguimiento apropiado de su estabilidad laboral. Se considerará cualquier acción contra el empleado denunciante que pueda interpretarse como amenaza, discriminación o represalia como una infracción laboral, sujeta a las disposiciones legales vigentes.
Protección de datos personales
La presente Política se ajustará en todo momento a las prescripciones legales vigentes en materia de protección de datos, y tendrá en especial consideración las garantías establecidas en el artículo 24 de la Ley orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de protección de datos personales y garantía de los derechos Digitales.
Los aspectos relativos al tratamiento de datos personales a través del canal de Denuncias se regularán dentro del marco de gestión de la privacidad. En su momento, se adaptará a las prescripciones que se establezcan en la legislación de trasposición de la Directiva UE 1937/2019 sobre protección de las personas denunciantes.
6. Tratamiento de la comunicación
El presente apartado aplica a las comunicaciones recibidas en la organización.
El procedimiento de investigación de las comunicaciones recibidas en la Autoridad Independiente de Protección al Informante queda supeditado al Estatuto de la citada autoridad.
Contenido mínimo de la comunicación
El informante tiene el deber de proporcionar toda la información lo más detallada posible, así como de proporcionar todos los datos y pruebas que disponga, con el fin de facilitar el posible procedimiento de investigación posterior. Asimismo, a fin de poder llevar a cabo dicho procedimiento de investigación, se exige que la comunicación disponga de, como mínimo, la siguiente información:
- – Descripción de los hechos.
- – Los indicios sobre los que se basa la sospecha del informante.
- – Si se conoce, la identidad de la/s persona/s que ha/n realizado los hechos, o de aquellas personas que hayan podido encubrirlo.
- – Si se conoce, lugar donde han ocurrido los hechos.
- – Fecha de cuando ha tenido conocimiento de los hechos, o desde cuando está teniendo conocimiento el informante.
- – Cómo ha conocido los hechos el informante (si lo ha presenciado personalmente, a través de terceros, mediante pruebas documentales, etc.).
Procedimiento de investigación
– Incoación del expediente
La persona que debe proceder a la incoación del procedimiento de investigación es el Responsable del SII, mediante Acta de inicio del procedimiento de investigación, en la que se deberá adjuntar la información contenida en la comunicación recibida. En la misma Acta, se deberá detallar los motivos por los cuales se admite la comunicación a trámite, y el nivel de verosimilitud que desprende, así como si se considera que se ha realizado, o no, de buena fe.
Asimismo, se deberá analizar la capacidad propia del Responsable del SII para llevar a cabo el procedimiento de investigación o, en su caso, la necesidad de contar con otras personas de la organización o con personas externas expertas, siempre siguiendo el procedimiento que se especifica más adelante en este protocolo, y respetando todas las garantías y la confidencialidad máxima de la comunicación recibida y del informante. De igual forma, en caso de ser necesario, el Responsable del SII puede designar a un instructor del procedimiento de investigación distinto a ella, ya sea de la propia organización o un externo, siempre respetando las garantías y la confidencialidad.
Por otro lado, se deberán establecer los procedimientos de investigación que permitan la preservación de pruebas y el respeto a los derechos de los trabajadores. Estas actuaciones pueden incluir entrevistas de índole personal con departamentos específicos de la organización o personas implicadas en los hechos comunicados. También se podrá requerir de un profesional para peritar los daños y el delito, siguiendo el procedimiento de invitación de externos que se describe más adelante.
Del mismo modo, se deberá establecer los departamentos o áreas que deberán estar informados de la presente investigación y a qué nivel jerárquico, dependiendo de: el nivel jerárquico y número de posibles personas implicadas y a necesidad de involucrar a otros departamentos.
Finalmente, se deberá valorar la necesidad de informar al órgano de gobierno de la organización sobre la investigación realizada, dependiendo si éste puede verse involucrado en el proceso o poder llevar posibles represalias que, en todo caso, se deben evitar.
– Plazo máximo de resolución
El plazo máximo de resolución del procedimiento de investigación, contando a partir de la notificación de recepción de la comunicación, son los siguientes:
- – Para las comunicaciones recibidas en materia de la protección de los derechos de la Unión Europea (Ley 2/2023): 90 días naturales.
- – Para las comunicaciones recibidas en materia de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo (Ley 10/2010): 90 días naturales.
- – Para las comunicaciones recibidas en materia de acoso sexual o por razón de sexo (Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres y, en concreto, según el protocolo para la prevención y actuación al acoso sexual y acoso por razón de sexo en el ámbito laboral del Ministerio de Igualdad de España, elaborado por la Subdirección General para el Emprendimiento, la Igualdad en la Empresa y la Negociación Colectiva, de octubre de 2021): 10 días hábiles.
Solamente en aquellos casos en que se pueda justificar, de forma expresa, por escrito y de forma motivada, la complejidad de la investigación, se podrá extender el plazo por 90 días naturales más.
– Invitación de personas externas al procedimiento de investigación
Como se ha comentado anteriormente, el Responsable del SII deberá analizar la comunicación recibida y justificar si se deben invitar personas externas al procedimiento de investigación para asegurar su éxito. Alguno de los motivos por los que se pueden invitar a personas externas, pueden ser:
- – Falta de conocimientos específicos o técnicos sobre los hechos comunicados.
- – Posible conflicto de interés por parte del Responsable del SII.
- – Estrategia en el momento de recopilar pruebas para la investigación, por ejemplo, en el momento de realizar entrevistas al personal es posible que una persona externa pueda obtener más información que una interna.
Para invitar a personas externas al procedimiento de investigación, el Responsable del SII deberá levantar Acta justificando los motivos, y la/s persona/s externa/s deberán firmar la declaración de ausencia de conflictos de intereses.
– Resolución del expediente y notificación
Finalizado el procedimiento de investigación, el Responsable del SII deberá:
- Realizar un informe del procedimiento de investigación llevado a cabo, desarrollando todas las fases y las pruebas recopiladas, así como los posibles incidentes que hayan podido haber y su resolución.
- Levantar Acta de cierre del procedimiento de investigación, especificando la resolución tomada.
Responsable del Tratamiento:
| DENOMINACIÓN SOCIAL | NIF | UBICACIÓN |
| GUSTUM AREAS S.L. | B71162804 | Carrer de l’Espona, 27, bajos 08570 Torelló, Barcelona |
Finalidad: Gestionar los datos del interesado con el fin de poder tramitar y gestionar la denuncia interpuesta mediante el canal habilitado.